Quand l'assemblée générale désigne un nouveau syndic, l'ancien doit lui remettre la trésorerie, les archives et les comptes du syndicat dans des délais fixés par la loi. Ces délais figurent à l'article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. Ils courent tous à partir de la même date : la cessation des fonctions de l'ancien syndic.
Trois délais, un seul point de départ
La date de cessation des fonctions est celle à laquelle le mandat de l'ancien syndic prend fin, en pratique celle à laquelle le contrat du successeur prend effet, telle qu'elle résulte de la décision d'assemblée. C'est à partir de cette date que se comptent les trois étapes suivantes.
| Délai | Ce que l'ancien syndic remet au nouveau |
|---|---|
| 15 jours | La situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque |
| 1 mois | L'ensemble des documents et archives du syndicat, y compris les documents dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable |
| 2 mois après la fin du délai d'un mois | L'état des comptes des copropriétaires et celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture |
En cumulé, la passation complète peut donc s'étaler sur trois mois. Le nouveau syndic gère l'immeuble dès sa prise de fonctions, mais il ne dispose de l'image comptable définitive qu'à la fin de cette période.
Pourquoi la trésorerie arrive en premier
Les fonds du syndicat sont déposés sur un compte bancaire ouvert au nom du syndicat des copropriétaires, en application de l'article 18 de la loi. Ils n'appartiennent pas au syndic. Le premier délai de quinze jours sert donc surtout à donner au successeur les moyens d'agir sur ce compte : connaître le solde, identifier la banque, faire changer les pouvoirs de signature. Le fonds de travaux, qui doit lui aussi être placé sur un compte séparé et rémunéré au nom du syndicat, suit la même logique.
Tant que ce transfert n'est pas fait, le nouveau syndic ne peut pas régler les factures courantes. C'est la période où les fournisseurs de l'immeuble constatent le plus souvent des retards de paiement.
Ce que recouvrent « les documents et archives »
L'article 18-2 vise l'ensemble des documents et archives du syndicat. L'article 33 du décret du 17 mars 1967 en donne une liste non exhaustive, et la remise porte en pratique sur des pièces comme :
- le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et leurs modificatifs ;
- les procès-verbaux d'assemblée générale et les feuilles de présence ;
- le carnet d'entretien, le diagnostic technique global, le projet de plan pluriannuel de travaux et le DPE collectif s'ils existent ;
- les contrats en cours (entretien, assurance, fourniture d'énergie, nettoyage, ascenseur) et leurs avenants ;
- les dossiers de sinistres, de contentieux et de recouvrement des charges impayées ;
- les pièces comptables des exercices non prescrits ;
- le numéro d'immatriculation du syndicat au registre national des copropriétés.
L'obligation couvre aussi les documents dématérialisés. Le fichier remis doit pouvoir être téléchargé et imprimé, ce qui exclut une simple consultation sur l'extranet de l'ancien cabinet.
L'état des comptes, dernière étape
Le troisième délai concerne la comptabilité. L'ancien syndic arrête les comptes à la date de sa sortie, les apure et les clôt, puis transmet la situation de chaque copropriétaire et celle du syndicat. C'est ce document qui permet au nouveau syndic de reprendre les relances d'impayés et de présenter les comptes de l'exercice à la prochaine assemblée.
Pour l'exercice en cours au moment du changement, la reddition des comptes est donc partagée entre deux gestionnaires. Les écarts entre la situation de trésorerie remise à quinze jours et l'état des comptes remis plus tard se règlent à ce stade.
Les recours en cas de retard
Si l'ancien syndic ne respecte pas ces délais, l'article 18-2 prévoit un recours en deux temps. D'abord une mise en demeure restée sans effet. Ensuite, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire d'ordonner, sous astreinte, la remise des pièces, informations et documents dématérialisés. Le juge peut aussi condamner l'ancien syndic au versement d'intérêts à compter de la mise en demeure. Ces mesures s'ajoutent à d'éventuels dommages et intérêts.
Le président du conseil syndical dispose donc d'une action propre, utile lorsque le nouveau syndic tarde lui-même à agir.
La mise à jour du registre
Le changement de gestionnaire doit aussi apparaître au registre national d'immatriculation des copropriétés. L'ancien syndic déclare au teneur du registre la fin de son mandat dans le mois qui suit la cessation de ses fonctions, en indiquant son successeur (article R. 711-4 du code de la construction et de l'habitation). Le nouveau représentant légal demande ensuite le rattachement de la copropriété à son compte et actualise les données, notamment le mandat et sa date de fin. Les étapes sont détaillées dans notre article sur la mise à jour du registre après l'assemblée générale. Le calendrier complet d'un changement, de la mise en concurrence à la prise de fonctions, est présenté dans notre guide sur le changement de syndic.
Tant que cette mise à jour n'est pas faite, le registre continue d'afficher l'ancien syndic. Les tiers qui s'y fient, banques, notaires ou fournisseurs, risquent alors de s'adresser au mauvais interlocuteur.
Ces règles décrivent le cadre général ; un litige de passation relève de l'appréciation du juge et d'un conseil adapté à la situation.
