Chaque assemblée générale ordinaire déclenche au moins une formalité au registre national des copropriétés : la mise à jour des données financières. Si l'assemblée a aussi renouvelé ou remplacé le syndic, une deuxième formalité s'ajoute. Les délais sont fixés par les articles R. 711-4, R. 711-7 et R. 711-10 du code de la construction et de l'habitation (CCH).
Deux mois après l'approbation des comptes
L'article R. 711-10 du CCH impose au syndic de déclarer les informations financières de la copropriété dans les deux mois qui suivent l'assemblée générale ayant approuvé les comptes. Ces informations sont établies à partir des comptes approuvés, comme le précise l'article R. 711-9.
Les données concernées sont notamment l'exercice comptable, le budget prévisionnel, le montant des provisions pour travaux, les dettes du syndicat, les impayés de charges et la présence de salariés. Les autres informations (données d'identification, caractéristiques du bâti) sont actualisées par le représentant légal lorsqu'elles changent. Service-public.fr indique qu'en principe ces changements sont déclarés lors de la mise à jour annuelle.
L'article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 impose de réunir l'assemblée qui vote le budget dans les six mois suivant la fin de l'exercice précédent. Pour un exercice calé sur l'année civile, l'assemblée se tient au plus tard fin juin, et la déclaration au registre tombe alors au plus tard fin août. Pour un syndic qui gère de nombreux immeubles, l'été concentre donc une grande partie des déclarations annuelles.
Un mois après la fin du mandat pour un renouvellement
Lorsque l'assemblée renouvelle le syndic en place, l'article R. 711-7 du CCH lui impose d'en informer le teneur du registre au plus tard un mois après la fin du mandat précédent. La même règle s'applique à l'administrateur provisoire dont la mission est prolongée. La pièce justificative est, selon service-public.fr, le contrat de syndic ou le procès-verbal d'assemblée générale qui le désigne.
Un renouvellement voté mais non déclaré laisse apparaître dans le registre un mandat échu. Dans le fichier du 5 novembre 2026, 21 468 copropriétés présentent un mandat échu sans successeur déclaré. Une partie correspond à des renouvellements ou changements réels qui n'ont pas encore été saisis. Ce décalage est discuté dans l'article sur la fiabilité du registre.
Le changement de syndic, en deux temps
Le changement de syndic passe par deux déclarations distinctes, l'une de l'ancien syndic, l'autre du nouveau.
- L'ancien syndic informe le teneur du registre dans un délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, en indiquant l'identité et les coordonnées de son successeur. Si l'assemblée qui l'a remplacé a aussi approuvé les comptes, il transmet en même temps les données de la mise à jour annuelle (article R. 711-4).
- Le nouveau syndic demande le rattachement de la copropriété à son compte de télédéclarant, en fournissant le numéro d'immatriculation et les justificatifs de sa qualité de représentant légal (articles R. 711-3 et R. 711-4).
- Le teneur du registre procède au changement et en informe les intéressés. Il peut rejeter la demande s'il constate une irrégularité, d'office ou sur contestation.
Si l'ancien syndic n'a pas déclaré son successeur, l'article R. 711-6 permet au nouveau représentant de créer son compte puis de demander directement le rattachement.
Après la fin de son mandat, l'ancien syndic ne peut plus transmettre que ces informations de changement. L'article R. 711-5 précise que les données financières qu'il a saisies ne sont inscrites qu'après confirmation par son successeur de leur conformité aux comptes approuvés. Il peut consulter les données jusqu'au rattachement du nouveau représentant, ou au plus un mois après la fin de sa mission.
Ces formalités s'ajoutent à la passation des documents et des fonds, régie par l'article 18-2 de la loi et présentée dans l'article sur la passation entre syndics.
Récapitulatif des délais
| Décision de l'AG | Qui déclare | Délai | Texte |
|---|---|---|---|
| Approbation des comptes | Syndic en place | 2 mois après l'AG | R. 711-10 CCH |
| Renouvellement du syndic | Syndic renouvelé | 1 mois après la fin du mandat précédent | R. 711-7 CCH |
| Désignation d'un nouveau syndic | Ancien syndic, puis nouveau syndic | 1 mois après la cessation de ses fonctions, pour l'ancien syndic | R. 711-4 CCH |
Attestation et sanctions
Chaque immatriculation ou mise à jour donne lieu à une attestation remise au télédéclarant (article R. 711-15 du CCH). Le défaut de mise à jour expose le syndic à la procédure de l'article L. 711-6 : mise en demeure, puis, après un mois sans effet, astreinte d'au plus 20 euros par lot et par semaine, non refacturable aux copropriétaires si le syndic est rémunéré. Un syndicat dont les données ne sont pas à jour ne peut pas recevoir de subventions publiques.
La fiche synthétique, mise à jour en parallèle
La fiche synthétique prévue par l'article 8-2 de la loi de 1965 reprend une partie des mêmes données. Le contrat type de syndic (rubrique 6) rappelle que le syndic l'établit et la met à jour chaque année. Son contenu est présenté dans l'article sur la fiche synthétique.
À partir de février 2027, le décret n° 2025-831 du 19 août 2025 élargit la liste des données techniques à déclarer, ce qui alourdira les premières mises à jour annuelles qui suivront son entrée en vigueur.
Sources
- Code de la construction et de l'habitation, articles R711-1 à R711-7
- Code de la construction et de l'habitation, articles R711-8 à R711-15
- Code de la construction et de l'habitation, articles L711-1 à L711-7
- Décret n° 2025-831 du 19 août 2025 relatif au registre national d'immatriculation des copropriétés
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, version en vigueur (articles 8-2, 14-1 et 18-2)
- Service-public.fr : À quoi sert l'immatriculation des copropriétés ?
