La fiche synthétique est un document de quelques rubriques qui résume l'identité, la structure et la situation financière d'une copropriété. Elle a été créée par la loi ALUR de 2014 et figure à l'article 8-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. Le syndic l'établit, la met à jour chaque année et la tient à la disposition des copropriétaires. Elle est aussi annexée à la promesse ou à l'acte de vente d'un lot.
Qui l'établit, pour quels immeubles
L'obligation pèse sur le syndic, professionnel ou non : l'article 8-2 ne prévoit pas d'exception pour les syndics bénévoles. Il en exclut en revanche les syndics qui administrent des immeubles à destination totale autre que d'habitation. Un immeuble de bureaux en copropriété n'est donc pas concerné, alors qu'un immeuble mixte, avec des logements et des commerces, l'est.
Service-public.fr précise que la fiche est datée, porte le nom du syndic, sa signature et son cachet.
Ce que contient la fiche
Le contenu est fixé par décret. D'après Service-public.fr, la fiche regroupe cinq séries d'informations.
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Identification | Nom et adresse du syndicat, numéro d'immatriculation au registre, date du règlement de copropriété, SIRET du syndicat s'il existe, identité du représentant légal et cadre de son intervention |
| Organisation juridique | Nature du syndicat : principal ou secondaire |
| Caractéristiques techniques | Nombre de lots et répartition par usage, nombre de bâtiments, période de construction |
| Équipements | Type de chauffage (et énergie utilisée s'il est collectif et non urbain), nombre d'ascenseurs |
| Caractéristiques financières | Charges courantes, charges pour travaux et opérations exceptionnelles, dettes envers les fournisseurs, impayés des copropriétaires, montant du fonds de travaux |
Pour un premier exercice, seules les dates de l'exercice sont exigées dans la partie financière.
La plupart des données d'identification et des caractéristiques techniques sont aussi celles que le syndic déclare au registre national d'immatriculation des copropriétés. Service-public.fr indique d'ailleurs que la fiche peut être extraite du registre. Une fiche juste suppose donc un registre à jour, ce que traite notre article sur les obligations liées au registre.
Mise à jour annuelle et délai de mise à disposition
La fiche est actualisée chaque année. Service-public.fr situe cette mise à jour dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l'assemblée générale qui a approuvé les comptes. Le calendrier rejoint celui de la mise à jour annuelle du registre, décrit dans notre article sur la mise à jour du registre après l'assemblée générale.
Tout copropriétaire peut la demander gratuitement au syndic. Elle est aussi consultable sur l'espace en ligne sécurisé de la copropriété, que le syndic professionnel doit proposer sauf décision contraire de l'assemblée générale (article 18 de la loi de 1965).
Une pénalité de 15 euros par jour de retard
Si le syndic ne met pas la fiche à disposition d'un copropriétaire dans le mois qui suit sa demande, l'article 8-2 prévoit des pénalités par jour de retard. Le décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020 en a fixé le montant à 15 euros par jour. La somme est imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic, lors de l'arrêté des comptes soumis à l'assemblée générale.
L'article 8-2, dans sa rédaction actuelle, ne qualifie plus l'absence de fiche de motif de révocation. Service-public.fr la présente toutefois comme un manquement du syndic, qui peut être invoqué à l'appui d'une révocation votée par l'assemblée générale (article 25) ou d'une résiliation du contrat pour inexécution suffisamment grave (article 18 de la loi de 1965).
Le rôle de la fiche lors d'une vente
L'article L. 721-2 du code de la construction et de l'habitation énumère les documents annexés à la promesse de vente d'un lot de copropriété, et la fiche synthétique en fait partie. Le notaire et l'acquéreur y trouvent en une page le montant des impayés, celui des dettes fournisseurs et l'état du fonds de travaux. C'est souvent à l'occasion d'une vente que les copropriétaires découvrent une fiche ancienne ou incomplète.
Ce qu'elle apprend aux professionnels de l'immeuble
La fiche est destinée aux copropriétaires et aux acquéreurs, pas aux tiers. Un fournisseur ou un syndic concurrent n'y a pas accès de droit. Lorsqu'elle est communiquée lors d'un appel d'offres, elle donne pourtant une lecture rapide de l'immeuble : nombre d'ascenseurs, mode de chauffage, poids des dettes envers les fournisseurs, niveau des impayés. Un montant élevé de dettes fournisseurs signale un syndicat qui paie en retard, information utile pour une entreprise qui s'apprête à signer un contrat d'entretien.
Les rubriques techniques ne remplacent pas les diagnostics. La fiche ne dit rien de l'état du bâti ni des travaux à prévoir, qui relèvent du diagnostic technique global et du plan pluriannuel de travaux.
Ces règles décrivent le cadre général et ne constituent pas un avis sur une situation particulière.
