La mise en concurrence des contrats de syndic est confiée au conseil syndical par l'article 21 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. Avant l'assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat. Le texte précise que cette formalité sert à l'information de l'assemblée et qu'elle n'est pas prescrite à peine d'irrégularité de la décision de désignation.
Une obligation du conseil syndical, sans sanction de nullité
La formule de l'article 21 a une conséquence directe : une désignation votée sans mise en concurrence préalable n'est pas irrégulière pour ce seul motif. L'obligation pèse pourtant bien sur le conseil syndical, qui assiste le syndic et contrôle sa gestion. Le texte en vigueur ne fixe aucune périodicité : l'obligation se rattache à chaque assemblée appelée à désigner un syndic professionnel.
Service-public.fr considère que la mise en concurrence est exigée aussi bien pour un nouveau syndic que pour un renouvellement, puisque le renouvellement passe par l'approbation d'un nouveau contrat. Le contrat type annexé au décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (rubrique 5) rappelle de son côté que l'assemblée appelée à désigner le syndic à l'issue du contrat statue après mise en concurrence.
Pour une copropriété neuve, l'article 17 de la loi ajoute une règle spécifique : le syndic provisoire désigné avant la première assemblée ne peut être maintenu que par une décision de l'assemblée prise après une mise en concurrence préalable.
Des projets comparables, établis sur le contrat type
L'article 21 impose que les projets mis en concurrence soient établis conformément au contrat type prévu à l'article 18-1 A de la loi et accompagnés de la fiche d'information sur le prix et les prestations proposées, dont le modèle est fixé par arrêté. Le format commun rend la comparaison plus simple : chaque projet présente le forfait annuel, la durée et la plage horaire de l'assemblée générale comprise dans le forfait, le coût horaire applicable aux prestations particulières et les prestations optionnelles. Ces rubriques sont décrites dans l'article sur le contrat type de syndic.
Quelques points permettent de lire les offres côte à côte :
- le montant du forfait annuel, hors taxes et toutes taxes comprises ;
- le nombre de visites de l'immeuble et de réunions avec le conseil syndical inclus ;
- la durée et l'horaire de l'assemblée générale annuelle compris dans le forfait ;
- le coût horaire des prestations particulières et les tarifs forfaitaires éventuels ;
- la durée proposée et les dates de prise d'effet et d'échéance.
L'avis écrit du conseil syndical
Le conseil syndical peut se prononcer par un avis écrit sur tout projet de contrat de syndic. Lorsqu'il en émet un, cet avis est joint à la convocation de l'assemblée générale, avec les projets concernés. Il ne lie pas l'assemblée, qui reste libre de son vote. Le rôle du conseil syndical dans cette sélection est développé dans l'article sur le conseil syndical et le choix du syndic.
La dispense votée par l'assemblée précédente
L'article 21 permet de dispenser le conseil syndical de la mise en concurrence. La décision est votée à la majorité des voix de tous les copropriétaires, celle de l'article 25. Le conseil syndical fait inscrire cette demande à l'ordre du jour de l'assemblée générale qui précède celle appelée à désigner le syndic. Une dispense ne peut donc pas être votée lors de l'assemblée qui vote le contrat : elle suppose une assemblée antérieure, en général l'assemblée annuelle de l'année précédente.
Pas de conseil syndical, pas d'obligation
Le même article précise que la mise en concurrence n'est pas obligatoire lorsque la copropriété n'a pas institué de conseil syndical. Cela concerne en particulier les petites copropriétés de l'article 41-8 (au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 euros sur trois exercices consécutifs), que l'article 41-9 dispense de constituer un conseil syndical. Le régime de ces copropriétés est présenté dans l'article sur les petites copropriétés.
Le droit de chaque copropriétaire
La mise en concurrence par le conseil syndical ne retire rien aux copropriétaires. Dans tous les cas, l'article 21 permet à un copropriétaire de demander au syndic l'inscription à l'ordre du jour de l'examen des projets de contrat qu'il lui communique. La demande suit les règles de l'article 10 du décret de 1967 : elle peut être faite à tout moment, mais une demande trop tardive est reportée à l'assemblée suivante.
Les pièces jointes à la convocation
L'article 11 du décret classe le projet de contrat du syndic et la fiche d'information parmi les documents à notifier avec la convocation pour la validité de la décision. Une mise en concurrence bien menée qui n'aboutit pas à la notification des projets retenus laisse donc la désignation exposée à une contestation, dans le délai de deux mois prévu par l'article 42 de la loi.
Le calendrier pratique
Comme la convocation est notifiée au moins 21 jours avant l'assemblée (article 9 du décret) et que l'assemblée qui organise un changement de syndic se tient dans les trois mois précédant le terme du contrat (article 18, partie VII, de la loi), la collecte des projets intervient en pratique plusieurs semaines avant l'envoi des convocations. Les demandes d'inscription à l'ordre du jour doivent elles aussi parvenir au syndic avant cet envoi.
Pour un cas particulier, il faut aussi se reporter au règlement de copropriété, qui ne peut pas déroger aux dispositions impératives de la loi, et consulter un professionnel du droit.
Sources
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, version en vigueur (articles 17, 18, 18-1 A, 21, 25, 41-8, 41-9 et 42)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, version en vigueur (articles 9, 10, 11 et annexe 1)
- Service-public.fr : Syndic de copropriété
- Service-public.fr : Comment changer de syndic de copropriété en fin de mandat ?
