Un syndic qui veut proposer ses services à une copropriété s'adresse en réalité à des copropriétaires. C'est l'assemblée générale qui désigne le syndic, à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, ou, à défaut, lors du second vote prévu à l'article 25-1. Lorsque la copropriété a un conseil syndical, celui-ci met en concurrence plusieurs projets de contrat avant ce vote, sauf si l'assemblée l'en a dispensé (article 21). Les interlocuteurs utiles sont donc, pour la plupart, des particuliers. Cette réalité détermine les règles de prospection applicables.
Ce que le registre des copropriétés rend public
Le registre national d'immatriculation des copropriétés est tenu par l'Anah et publié chaque jour sur data.gouv.fr sous Licence Ouverte 2.0. Cette licence autorise la réutilisation, y compris commerciale, à condition de citer la source. Selon la présentation du jeu de données, l'article L. 711-2 du code de la construction et de l'habitation prévoit la publication du nom et de l'adresse du syndicat, de sa date de création, du nombre et de la nature des lots, et du nom du syndic le cas échéant.
Pour un syndic professionnel, le fichier contient la raison sociale et le numéro SIRET du représentant légal, ainsi que l'état du mandat et sa date de fin. Pour un syndic bénévole, le dictionnaire des données précise que l'identité n'est pas partagée en open data. Le fichier indique seulement que la copropriété est gérée par un syndic non professionnel. Il ne donne ni nom de copropriétaire, ni membre du conseil syndical, ni téléphone, ni adresse électronique.
Au 5 novembre 2026, le registre recense 648 323 copropriétés et 233 097 mandats de syndic qui se terminent dans les douze mois. Ces dates de fin sont l'information la plus utile pour un syndic qui prospecte : la mise en concurrence a lieu avant l'assemblée qui statue sur le renouvellement. Leur limite est décrite dans notre article sur la fiabilité du registre.
Le RGPD s'applique dès qu'une personne est identifiable
Une donnée publique reste une donnée personnelle si elle permet d'identifier une personne physique, au sens de l'article 4 du RGPD. La raison sociale et le SIRET d'une société de syndic concernent une personne morale. Il en va autrement lorsque le syndic professionnel exerce en nom propre, comme entrepreneur individuel : son nom et son SIRET désignent alors une personne physique et relèvent du RGPD. En revanche, toute donnée que le syndic ajoute à son fichier sur des personnes physiques (président du conseil syndical, copropriétaire rencontré, gestionnaire d'un cabinet concurrent) relève du RGPD : base légale, information des personnes, droit d'opposition, durée de conservation limitée.
La CNIL admet que la prospection de professionnels repose sur l'intérêt légitime de l'organisme, à condition que la sollicitation soit en rapport avec la profession de la personne démarchée. Pour les particuliers, les règles dépendent du canal.
Le courriel : consentement pour les particuliers, opposition pour les professionnels
L'article L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques encadre la prospection par courrier électronique. La CNIL en résume l'application ainsi :
- un particulier doit avoir donné son consentement préalable, par un acte positif, sauf s'il est déjà client pour des services analogues ;
- un professionnel peut être démarché sans consentement préalable, s'il a été informé et peut s'opposer simplement et gratuitement, et si le message concerne sa profession ;
- les adresses génériques d'entreprise, du type contact@, ne sont pas soumises à ces principes, car elles désignent une personne morale.
Chaque message doit indiquer l'identité de l'émetteur et permettre de refuser simplement les envois suivants. Un copropriétaire membre du conseil syndical agit à titre privé : il reste un particulier au regard de ces règles.
Le téléphone : le consentement préalable depuis le 11 août 2026
La loi n° 2025-594 du 30 juin 2025 a réécrit l'article L. 223-1 du code de la consommation. Depuis le 11 août 2026, un consommateur ne peut plus être démarché par téléphone sans avoir donné son consentement préalable. Le décret n° 2026-662 du 23 juillet 2026 fixe les modalités de recueil, de conservation et de retrait de ce consentement. Selon la CNIL, la demande de consentement mentionne l'identité de l'appelant et la nature des services, sa validité est limitée à un an et la preuve doit être conservée au moins trois ans. L'appel reste possible sans consentement lorsqu'il porte sur l'objet d'un contrat en cours.
Appeler un copropriétaire chez lui pour lui proposer de changer de syndic entre donc dans ce régime.
Pour les professionnels, la CNIL indique que l'opposition suffit, toujours à condition que l'appel soit en lien avec la profession de la personne. Le texte de la loi de 2025 vise le consommateur. La situation d'un syndicat de copropriétaires, personne morale qui n'est pas un professionnel, n'est pas tranchée par les sources consultées : la prudence commande de traiter un appel destiné à ses membres comme un appel à des particuliers.
Ce qui reste faisable
Les données du registre permettent de savoir qui gère quel immeuble, depuis quand et jusqu'à quelle date. Elles ne fournissent pas de contact. Le canal le plus simple reste le courrier adressé au conseil syndical à l'adresse de la copropriété, ou la réponse aux appels d'offres lancés par les conseils syndicaux lors de la mise en concurrence du syndic. Les copropriétés sans syndic ou dont le mandat a expiré forment un cas à part, décrit dans notre article sur la copropriété sans syndic.
Dans tous les cas, un fichier de prospection doit permettre d'enregistrer les oppositions et de les respecter dans la durée, quelle que soit la source des données. La CNIL recommande pour cela une liste repoussoir interne.
Ce panorama ne remplace pas une analyse de conformité propre à chaque campagne.
Sources
- Registre national d'immatriculation des copropriétés, jeu de données (data.gouv.fr)
- Dictionnaire des données du registre (data.gouv.fr, CSV)
- La prospection commerciale par courrier électronique (CNIL)
- Prospection commerciale par téléphone (hors automate d'appel) : quelles sont les règles ? (CNIL)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, articles 21 et 25 (Légifrance)
